Pipeline de recrutement : de la réception à l'embauche, étape par étape

Qu'est-ce qu'un pipeline de recrutement ?

Un pipeline de recrutement est la suite d'étapes qu'un candidat parcourt, de la candidature à l'embauche (ou au refus). C'est le squelette opérationnel du processus de recrutement.

• Sans pipeline, recruter reste une somme d'actions isolées: examiner des CV, planifier des entretiens, faire des offres. Avec un pipeline, cela devient un processus doté d'une structure, de responsabilités et de mesures.

Le pipeline n'est pas la même chose qu'un ATS (Applicant Tracking System). Un ATS est le logiciel qui soutient le processus. Le pipeline est le processus lui-même : quelles étapes un candidat parcourt-il, dans quel ordre, et qui est responsable de chaque étape ?

Les étapes standard d'un pipeline de recrutement

Un pipeline type comprend six à huit étapes. Le contenu exact varie selon l'organisation, mais le schéma est universel.

• Reçue: la candidature est arrivée. Le candidat reçoit une confirmation automatique. Le recruteur évalue si la candidature répond aux exigences de base.
• Présélection: le recruteur évalue le CV et les éventuelles réponses aux questions de candidature. Les candidats qui ne correspondent pas sont refusés avec un message personnalisé.
• Entretien: le candidat est invité à un entretien structuré. L'intervieweur note l'entretien sur les indicateurs comportementaux.
• Assessment: pour les fonctions où c'est pertinent, un assessment suit. Les résultats sont comparés au profil de fonction.
• Offre: le candidat reçoit une proposition d'embauche. La négociation a lieu.
• Embauché: le candidat accepte. L'onboarding commence.

Refusé et Retiré sont des statuts finaux qui peuvent survenir à chaque phase. Un candidat peut être écarté ou se désister à tout moment.

Des pipelines configurables pour chaque organisation

Toutes les offres d'emploi ne suivent pas les mêmes étapes. Une fonction de direction a un processus plus complet qu'un rôle opérationnel. Une évolution interne a d'autres étapes qu'un recrutement externe.

C'est pourquoi les pipelines sont configurables. Une organisation peut créer plusieurs pipelines : « Standard », « Direction », « Opérationnel », « Interne ». Le pipeline adapté est sélectionné pour chaque offre d'emploi.

Chaque pipeline a ses propres étapes dans son propre ordre. Les étapes ont un type (présélection, entretien, assessment, offre) et un indicateur final qui précise s'il s'agit d'un statut final.

Le recruteur peut adapter le pipeline pour chaque offre d'emploi en ajoutant, en supprimant ou en renommant des étapes. Cela apporte de la flexibilité sans renoncer au processus de base.

L'entonnoir : de beaucoup à peu

Un pipeline de recrutement est un entonnoir. En haut, de nombreux candidats entrent ; en bas, il en reste un. Le taux de conversion par étape indique où les candidats sont écartés et pourquoi.

Un entonnoir sain compte à peu près 100 candidatures, 20 présélections, 8 entretiens, 3 assessments et 1 embauche. Les ratios exacts varient selon la fonction et le marché.

Si l'entonnoir est étroit en haut (peu de candidatures), c'est un problème de recrutement : l'offre d'emploi n'atteint pas assez de candidats. Si l'entonnoir est large en bas (beaucoup de candidats en phase finale), c'est un problème de sélection : les critères ne sont pas assez précis.

Les données du pipeline rendent cela visible. Pour chaque étape, vous voyez combien de candidats s'y trouvent, combien de temps ils y restent en moyenne et combien passent à l'étape suivante.

Le délai : le tueur silencieux

Le délai du processus de recrutement est l'un des indicateurs les plus importants. Plus il est long, plus les bons candidats se désistent.

Le délai est mesuré par phase et au total. Le « time to hire » est le temps entre la candidature et l'embauche. Le « time in stage » est le temps qu'un candidat passe dans une phase donnée.

Les goulets d'étranglement apparaissent lorsque le « time in stage » d'une phase est nettement supérieur à celui des autres. Souvent, le retard vient de la planification des entretiens ou de l'attente du retour du hiring manager.

Un processus bien conçu fixe un délai maximal par phase. S'il est dépassé, le recruteur reçoit un signal. Cela évite que des candidats restent bloqués pendant des semaines dans une phase.

Collaborer avec le hiring manager

Le pipeline de recrutement n'est pas seulement un outil pour le recruteur. Le hiring manager doit voir où en sont les candidats et pouvoir donner rapidement son retour.

Le retard le plus fréquent dans le processus de recrutement est l'attente du retour du hiring manager après un entretien. Un pipeline qui rend cela visible réduit le délai.

Le hiring manager n'a pas besoin d'utiliser l'ensemble de l'ATS. Une vue simple des candidats par phase, avec la possibilité de donner un retour, suffit.

La transparence fonctionne dans les deux sens. Le hiring manager voit combien de candidats il y a et où ils en sont. Le recruteur voit où le hiring manager doit donner son retour.

Reporting du pipeline : des données à la décision

Le pipeline fournit des données qui vont au-delà des candidats individuels. Au niveau de l'organisation, vous voyez des schémas.

• Time to hire par groupe de fonctions: recruter des développeurs prend-il plus de temps que recruter des commerciaux ? Cela peut indiquer un problème de marché ou un problème de processus.
• Taux de conversion par source: les job boards fournissent-ils de meilleurs candidats que la cooptation ? Cela détermine où vous investissez votre budget de recrutement.
• Abandon par phase: si beaucoup de candidats se désistent après le premier entretien, il y a peut-être un problème de candidate experience dans cette phase.
• Cost per hire: le coût total du processus de recrutement divisé par le nombre d'embauches. Il combine frais de recrutement, coûts des outils et temps investi.

Ces indicateurs n'ont de valeur que s'ils sont suivis dans le temps. Une mesure isolée est un instantané. Une tendance est une information de pilotage.