Candidate experience: van sollicitatie tot onboarding

Candidate experience is de totale beleving van een kandidaat tijdens het sollicitatieproces. Het begint bij het eerste contactmoment (de vacaturetekst of carrierepagina) en eindigt bij de aanname of afwijzing.

Het is geen apart project of nice-to-have. Het is een bijproduct van hoe goed je wervingsproces is ingericht. Een goed proces levert automatisch een goede ervaring op. Een slecht proces niet, ongeacht hoeveel je investeert in employer branding.

De impact is meetbaar. Kandidaten die een positieve ervaring hebben, solliciteren vaker opnieuw, bevelen de organisatie aan bij anderen, en accepteren vaker een aanbod. Kandidaten met een negatieve ervaring doen het tegenovergestelde, ook als ze worden aangenomen.

De carrierepagina is voor veel kandidaten het eerste moment waarop ze je organisatie als werkgever leren kennen. Het is meer dan een lijst met vacatures.

Een sterke carrierepagina laat zien wie je bent als werkgever: cultuur, team, arbeidsvoorwaarden, ontwikkelmogelijkheden. Het vertelt het verhaal dat de vacaturetekst niet kan vertellen.

• Praktische eisen: de pagina moet snel laden, mobiel werken, en een eigen URL hebben die past bij je merk. De vacatures moeten filterbaar zijn op locatie, afdeling of type. Het sollicitatieformulier moet eenvoudig zijn, niet meer dan vijf minuten kosten.

De carrierepagina is ook een SEO-instrument. Elke vacature is een landingspagina die gevonden kan worden door kandidaten die zoeken op functietitels, locaties of skills.

De candidate experience wordt bepaald door elke stap in het proces. De belangrijkste momenten zijn:

• Solliciteren: hoe eenvoudig is het om te solliciteren? Een formulier dat tien minuten kost, verliest kandidaten. Vraag alleen wat je echt nodig hebt in deze fase.
• Bevestiging: krijgt de kandidaat direct een bevestiging? Weet de kandidaat wat de volgende stap is en wanneer die komt?
• Screening: hoe snel wordt de eerste selectie gemaakt? Elke dag wachten is een dag waarin de kandidaat bij een concurrent kan tekenen.
• Interview: is het gesprek professioneel en gestructureerd? Voelt de kandidaat zich serieus genomen? Een gestructureerd interview draagt hieraan bij.
• Terugkoppeling: krijgt de kandidaat inhoudelijke feedback, ook bij een afwijzing? Een generieke afwijzingsmail beschadigt het werkgeversmerk.
• Aanbod: is het aanbod helder, compleet en snel? Onduidelijkheid over arbeidsvoorwaarden in deze fase is een veelgemaakte fout.

In een krappe arbeidsmarkt is snelheid de grootste differentiator. De beste kandidaten zijn binnen tien dagen van de markt. Een proces dat vier weken duurt, verliest hen.

Snelheid betekent niet haastig. Het betekent dat elke stap een duidelijke doorlooptijd heeft en dat er geen onnodige wachttijd zit tussen stappen.

Een configureerbare recruitment pipeline helpt hierbij. Per stap is zichtbaar hoelang een kandidaat al wacht. Dat geeft de recruiter een signaal om actie te ondernemen.

Automatische communicatie bij statuswijzigingen (ontvangen, uitgenodigd, afgewezen) bespaart tijd en houdt de kandidaat op de hoogte zonder handmatig werk.

Kandidaten willen weten waar ze aan toe zijn. Welke stappen doorlopen ze? Hoelang duurt het? Wie spreken ze? Wat wordt er beoordeeld?

• Transparantie begint bij de vacaturetekst: beschrijf het sollicitatieproces. Het gaat verder bij elke statuswijziging: vertel de kandidaat wat de volgende stap is.

Bij een gestructureerd interview kun je de kandidaat vooraf vertellen welke competenties worden beoordeeld. Dat is geen cadeautje, het is professionaliteit. De kandidaat kan zich voorbereiden, en dat levert betere antwoorden op.

Transparantie over salaris is een apart punt. Steeds meer kandidaten verwachten een salarisindicatie in de vacature. Organisaties die dat bieden, trekken meer en betere sollicitanten.

De meeste kandidaten worden afgewezen. Hoe je dat doet, bepaalt hoe ze over je organisatie praten.

Een generieke e-mail ("Helaas moeten wij u mededelen...") is het minimum. Beter is een persoonlijk bericht met een korte toelichting. Het beste is een telefoongesprek bij kandidaten die ver in het proces zijn gekomen.

Inhoudelijke feedback is waardevol voor de kandidaat en versterkt het werkgeversmerk. "Je scoorde sterk op samenwerking, maar we zochten meer ervaring met projectmanagement" is respectvol en bruikbaar.

Een goede afwijzing kan een ambassadeur opleveren. Een slechte afwijzing levert een negatieve review op Glassdoor op.

Candidate experience is meetbaar. De eenvoudigste methode is een korte enquete na afloop van het proces, zowel bij aangenomen als afgewezen kandidaten.

• Relevante metrics: doorlooptijd per fase, drop-off rate per stap, Net Promoter Score van kandidaten, en het percentage kandidaten dat het aanbod accepteert.

De recruitment pipeline levert de data voor doorlooptijd en drop-off. De enquete levert de kwalitatieve feedback. Samen geven ze een compleet beeld.

• Verbeteringen zijn vaak klein maar impactvol: snellere terugkoppeling, een persoonlijkere afwijzing, een eenvoudiger sollicitatieformulier. Het gaat niet om grote investeringen, maar om aandacht voor het proces.