Recruitment pipeline: van ontvangst tot aanname in stappen

Een recruitment pipeline is de reeks stappen die een kandidaat doorloopt van sollicitatie tot aanname (of afwijzing). Het is het operationele skelet van het wervingsproces.

• Zonder pipeline is werving een verzameling losse acties: CV's bekijken, gesprekken plannen, aanbiedingen doen. Met een pipeline wordt het een proces met structuur, eigenaarschap en meetbaarheid.

De pipeline is niet hetzelfde als een ATS (Applicant Tracking System). Een ATS is de software die het proces ondersteunt. De pipeline is het proces zelf: welke stappen doorloopt een kandidaat, in welke volgorde, en wie is verantwoordelijk per stap?

Een typische pipeline bevat zes tot acht stappen. De exacte invulling verschilt per organisatie, maar het patroon is universeel.

• Ontvangen: de sollicitatie is binnengekomen. De kandidaat krijgt een automatische bevestiging. De recruiter beoordeelt of de sollicitatie voldoet aan de basiseisen.
• Screening: de recruiter beoordeelt het CV en eventuele antwoorden op sollicitatievragen. Kandidaten die niet passen worden afgewezen met een persoonlijk bericht.
• Interview: de kandidaat wordt uitgenodigd voor een gestructureerd interview. De interviewer scoort het gesprek op gedragsindicatoren.
• Assessment: bij functies waar het relevant is, volgt een assessment. De resultaten worden vergeleken met het functieprofiel.
• Aanbod: de kandidaat ontvangt een arbeidsvoorstel. De onderhandeling vindt plaats.
• Aangenomen: de kandidaat accepteert. De onboarding begint.

Afgewezen en Teruggetrokken zijn eindstatussen die in elke fase kunnen voorkomen. Een kandidaat kan op elk moment afvallen of zelf afhaken.

Niet elke vacature doorloopt dezelfde stappen. Een directiefunctie heeft een uitgebreider proces dan een operationele rol. Een interne doorstroom heeft andere stappen dan een externe werving.

Daarom zijn pipelines configureerbaar. Een organisatie kan meerdere pipelines aanmaken: "Standaard", "Directie", "Operationeel", "Intern". Per vacature wordt de juiste pipeline geselecteerd.

Elke pipeline heeft eigen stappen met een eigen volgorde. Stappen hebben een type (screening, interview, assessment, aanbod) en een terminal-vlag die aangeeft of het een eindstatus is.

De recruiter kan per vacature de pipeline aanpassen: stappen toevoegen, verwijderen of hernoemen. Dat geeft flexibiliteit zonder het basisproces los te laten.

Een recruitment pipeline is een funnel. Bovenaan komen veel kandidaten binnen, onderaan blijft er een over. De conversieratio per stap vertelt waar kandidaten afvallen en waarom.

Een gezonde funnel ziet er ongeveer zo uit: 100 sollicitaties, 20 screenings, 8 interviews, 3 assessments, 1 aanname. De exacte ratio's verschillen per functie en markt.

Als de funnel bovenaan smal is (weinig sollicitaties), is het een wervingsprobleem: de vacature bereikt niet genoeg kandidaten. Als de funnel onderaan breed is (veel kandidaten in de eindfase), is het een selectieprobleem: de criteria zijn niet scherp genoeg.

De pipeline data maakt dit zichtbaar. Per stap zie je hoeveel kandidaten er zijn, hoelang ze er gemiddeld zitten, en hoeveel er doorstromen naar de volgende stap.

De doorlooptijd van het wervingsproces is een van de belangrijkste metrics. Hoe langer het duurt, hoe meer goede kandidaten afhaken.

De doorlooptijd wordt gemeten per fase en totaal. "Time to hire" is de tijd van sollicitatie tot aanname. "Time in stage" is de tijd die een kandidaat in een specifieke fase doorbrengt.

Bottlenecks worden zichtbaar als de "time in stage" van een bepaalde fase significant hoger is dan de rest. Vaak zit de vertraging bij het plannen van interviews of het wachten op feedback van de hiring manager.

Een goed ingericht proces heeft per fase een maximale doorlooptijd. Als die wordt overschreden, krijgt de recruiter een signaal. Dat voorkomt dat kandidaten weken in een fase blijven hangen.

De recruitment pipeline is niet alleen een tool voor de recruiter. De hiring manager moet zien waar kandidaten zitten en snel feedback kunnen geven.

De meest voorkomende vertraging in het wervingsproces is wachten op feedback van de hiring manager na een interview. Een pipeline die dit zichtbaar maakt, verkort de doorlooptijd.

De hiring manager hoeft niet het hele ATS te gebruiken. Een eenvoudig overzicht van kandidaten per fase, met de mogelijkheid om feedback te geven, is voldoende.

Transparantie werkt twee kanten op. De hiring manager ziet hoeveel kandidaten er zijn en waar ze zitten. De recruiter ziet waar de hiring manager feedback moet geven.

De pipeline levert data die verder gaat dan individuele kandidaten. Op organisatieniveau zie je patronen.

• Time to hire per functiegroep: duurt het werven van developers langer dan sales? Dat kan wijzen op een marktprobleem of een procesprobleem.
• Conversieratio per bron: leveren jobboards betere kandidaten dan referrals? Dat bepaalt waar je je wervingsbudget inzet.
• Drop-off per fase: als veel kandidaten afhaken na het eerste interview, is er mogelijk iets mis met de candidate experience in die fase.
• Cost per hire: de totale kosten van het wervingsproces gedeeld door het aantal aannames. Dit combineert wervingskosten, toolkosten en tijdsinvestering.

Deze metrics zijn pas waardevol als ze over tijd worden bijgehouden. Een enkele meting is een momentopname. Een trend is stuurinformatie.