Functiehuis koppelen aan recruitment: zo richt je het in

De meeste wervingsprocessen beginnen bij een vacaturetekst die wordt geschreven op basis van een gesprek met de hiring manager. Dat levert een tekst op die gekleurd is door de voorkeur van de manager, de urgentie van het moment en de beschikbare tijd.

Een functiehuis verandert dat. Het definieert per functie welke competenties, gedragsindicatoren, verantwoordelijkheden en eisen erbij horen. Die definities zijn objectief, herbruikbaar en organisatiebreed.

Voor recruitment betekent dat: je hoeft niet elke keer opnieuw te bedenken wat de functie inhoudt. Het functieprofiel is er al. De recruiter vertaalt het naar een wervende tekst, niet naar een functiedefinitie.

Dat bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit. Elke vacature voor dezelfde functie gebruikt dezelfde criteria. Dat maakt vergelijking tussen kandidaten eerlijker en het proces transparanter.

Het functieprofiel bevat alles wat je nodig hebt voor de vacaturetekst.

• Verantwoordelijkheden: wat doet iemand in deze functie? Concrete taken en resultaatgebieden.
• Competenties: welke gedragscompetenties zijn nodig? Met gedragsindicatoren die beschrijven wat je wilt zien.
• Eisen: welke opleiding, ervaring en certificeringen zijn vereist?
• Arbeidsvoorwaarden: salarisindicatie, contractvorm, FTE-range, werkwijze.

De vacaturetekst wordt opgebouwd vanuit deze elementen. De recruiter voegt de wervende laag toe: tone of voice, teamcontext, employer branding. Maar het fundament komt uit het functieprofiel.

De competenties in het functieprofiel hebben gedragsindicatoren: concrete beschrijvingen van observeerbaar gedrag. Per gedragsindicator wordt een STAR-vraag geformuleerd.

• Voorbeeld: de competentie "Resultaatgerichtheid" heeft de gedragsindicator "Stelt meetbare doelen en stuurt actief op het behalen ervan." De interviewvraag wordt: "Beschrijf een situatie waarin je een ambitieus doel moest behalen. Hoe heb je dat aangepakt?"

De gedragsankers (BARS) voor de scoring komen ook uit het functieprofiel. Score 5 beschrijft wat sterk gedrag eruitziet voor deze specifieke indicator. Score 1 beschrijft wat zwak gedrag eruitziet.

Dit proces kan handmatig, maar het kan ook worden geautomatiseerd. Als de gedragsindicatoren in het functiehuis staan, kunnen de interviewvragen en ankers worden gegenereerd.

Een assessment meet aanleg en potentieel. De criteria waarop wordt gemeten, komen uit het functieprofiel.

Het functieprofiel definieert welke competenties kritisch zijn voor de functie. Het assessment meet of de kandidaat de aanleg heeft om die competenties te ontwikkelen of te tonen.

Bij een selectieassessment is de vraag: past deze kandidaat op deze functie? Het functieprofiel definieert wat "passen" betekent.

De assessmentresultaten zijn vergelijkbaar met de interviewscores omdat ze dezelfde competenties gebruiken. Dat maakt het mogelijk om per competentie een totaalbeeld op te bouwen vanuit meerdere bronnen.

De verbinding werkt twee kanten op. Het functieprofiel voedt het wervingsproces, maar het wervingsproces levert ook data terug.

Als je over tijd bijhoudt welke competentieprofielen succesvol zijn in welke functies, kun je het functieprofiel verbeteren. Misschien blijkt dat "analytisch vermogen" belangrijker is dan gedacht, of dat "stressbestendigheid" minder relevant is.

Dit is people analytics in de praktijk: selectiedata, prestatiedata en retentiedata combineren om het functieprofiel continu te verbeteren.

Dat kan alleen als het functiehuis en het wervingsproces dezelfde taal spreken. Als de interviewscores zijn gekoppeld aan dezelfde gedragsindicatoren als het functieprofiel, is de terugkoppeling direct.

Niet elke organisatie heeft een volledig functiehuis. Dat hoeft geen blokkade te zijn voor beter werven.

Begin bij de functie waarvoor je werft. Definieer de competenties, gedragsindicatoren en eisen voor die specifieke functie. Gebruik dat als basis voor de vacaturetekst en de interviewvragen.

Elke functie die je zo definieert, is een bouwsteen voor het functiehuis. Over tijd groeit het functiehuis organisch vanuit het wervingsproces.

De investering betaalt zich direct terug: de eerste vacature kost meer tijd om op te zetten, maar elke volgende vacature voor dezelfde functie is sneller en beter.

Een functiehuis dat is verbonden met recruitment, is automatisch ook verbonden met interne mobiliteit.

Voordat je extern werft, kun je kijken of er interne kandidaten zijn die matchen op het functieprofiel. De talent matching vergelijkt het profiel van interne medewerkers met de eisen van de vacature.

Als een interne kandidaat 80% matcht, is dat misschien een betere investering dan extern werven. De 20% gap wordt een ontwikkelplan in plaats van een wervingskosten.

Dit werkt alleen als het functiehuis, de assessmentdata en de feedbackdata dezelfde competenties gebruiken. Dan is de vergelijking tussen intern en extern eerlijk en onderbouwd.